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談工會的檔案管理
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【洪清海/本會顧問】
台灣工會的歷史並不長，少數成立一甲子的工會，已算是老工會，這相對於歐美工業化國家百年工會比比皆是而言，台灣工會顯然年輕許多。可惜的是，台灣的工會彷彿得到了嚴重失憶症，對短暫的成長歷史鮮少能完整描述，留下的成長紀錄更是少之又少。台灣工會的歷史縱深不足，而歷史的空白又太多，這是筆者對台灣工會文化資產的概括認知。
所謂工會的歷史縱深，並非單指工會成立時間的長短，而是強調工會對勞工運動歷史的客觀認知與主觀情感。筆者認為，工會經由對發生在自己所生存的土地上的工運歷史的理解，有助於從中萃取生存的意涵、價值與理想，並對所觀照的歷史容顏產生溫潤的情感連結，從而激發承先啟後、永續發展的使命感。此一部分，台灣工會的領導幹部顯然並不重視，談論者不多，有此情懷者更是鳳毛麟角。工會對工運歷史的冷漠與無情，自然欠缺歷史縱深，思維如此，視野亦如此。
所謂歷史的空白，筆者係指工會對其發展過程欠缺記錄與記憶，以致無法辨識前人走過的路徑及傳誦其故事。此一部分，常見於工會週年專刊的空白扉頁，如某任理事長姓名不可考或相片從缺，其任內事蹟亦無隻言片字記載。至於工會的發起人名冊、成立大會手冊、立案證書、歷次大會紀錄等重要文件資料，還能完整保存者恐已不多。令人難過的是，工會對其歷史片段的補遺，似乎也不是很在意。
台灣工會對其發展歷史的輕慢，適與工會檔案管理的廢弛互為因果。如進一步分析，又可發現兩者其實與台灣工會的體質與結構有關。姑且不論隨國民政府播遷來台的老牌全國性工會，其檔案多數已在兵荒馬亂中自然散佚，就以台灣光復後成立的總工會或聯合會而觀，其保存的檔案資料，在質與量上亦無可觀之處，筆者認為歸因於：
一、工會在國民政府統合下，欠缺自主性，運作流於形式化，除了配合政府政策推動勞工教育、職工福利或經建活動外，並無重大作為值得記載。
二、工會的財務狀況普遍困窘，無力購置會所，幾次搬遷，資料文物隨之散佚，不復可得。
三、工會的會務人力或專業不足，不知檔案管理的重要性，也欠缺系統化管理的能力，加上流動性高，檔案管理更顯困難。
四、台灣溼熱的環境，不利於紙類文件及照片資料的保存，尤其工會的儲藏室多屬密閉，雜物又多，容易混雜後被清除。
五、工會負責人有任期限制，經常更迭的結果，前任資料不是被打包由卸任者帶走，就是被棄置一旁，能留下者不多。尤其是經過激烈競爭而有心結者，更容易出現工會資料移交不全的情形。
六、工會為應付行政機關之評鑑，將相關原始檔案、資料、照片彙送，評鑑後卻未歸檔，日久終不可尋。
對於台灣工會長期忽視工會文物與檔案管理的普遍現象，筆者並無批評之意，因為筆者深知其中存在許多現實的侷限，更何況過去國內尚未有文化資產的概念，又何能期待工會有先見之明？筆者曾多年負責台灣工會行政，反躬自省從未建議工會做好文物保存的相關工作，又何能批評工會的不力？事實上，筆者撰寫本文的基本想法係基於工會為社會資產的認知，並在文化資產的保護已成為全民運動的此刻，認真思考工會應如何正視工會文化資產的整理與維護，期為勞動族群在這塊土地上如何用力呼吸留下一些見證。基此，筆者願意不揣淺陋就此一議題略加陳述，希能引起工會的關心。畢竟工會文化資產的整理與維護，乃持續性的工程，而且今日不做，明日就更不好做。當我們在為工會慶祝50週年或60週年的時候，如果驚覺工會的來時路已然荒蔓沒徑，工會前輩容顏也褪盡難識，就連編輯專刊都感到歷史鏡頭過於貧瘠，那麼，我們就沒有理由不去面對工會對自身歷史的失憶問題，因為，百年工會或兩百年工會，都將隨歲月推移而來到，如果一個百年工會或兩百年工會看不到文化底蘊，試想會是何等缺憾。
至於工會應如何著手工會文化資產的整理與保存，筆者認為根本之道在於檔案管理。其具體作法有：
一、參考政府機關之作法，建立適合自身需求的檔案作業流程，包括登記、分類、建檔、保存期限、調檔及歸檔等標準程序，並指定專人負責定期整理。
二、將工會檔案列入理事長移交清冊，減少因人事更迭所造成的資料流失。
三、由會務人員將年度內所辦理的重要活動或工作，以大事記方式或年度重點工作報告方式，併同相關的文件、照片、紀錄等，送請理事會或代表大會審查後列為年度專檔永久保存。此一部分作業，因涉及原始資料的篩選、梳理與摘述，在求精不求多的原則下，宜由資深會務人員負責辦理。
四、工會如有出版刊物，宜按期別每年合訂成冊，依序排列妥為保存。刊物內容通常包括當期的重要議題、政策與法令、活動報導、會員動態，統計資料等資訊，是日後拼湊工會動態發展的最佳材料。
五、工會應善用電腦及數位設備，改善檔案管理。重要文件、照片、統計圖表等宜資訊化處理，並製作備份保存。
以上作法談不上技巧，只是一種就工會運作模式所設想的檔案管理重點或方向，各工會可依其條件與需求建立最適標準作業流程。當然，如果各級勞政部門能指導所轄工會加強工會文化資產與檔案管理，並於日後舉辦「百年工會文物聯展」，邀請各界共同回顧台灣工會走過的歷史，見證勞動生活與經社變遷的酸楚與歡愉，這將是何其令人動容的舖排。
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